5 Tipps für Tool-Auswahl-Einsteigerinnen

Du kennst das bestimmt: Du scrollst durch Pinterest, siehst dieses perfekte Bullet Journal Setup. Dann stolperst du über einen Instagram-Post über Notion. Deine Business-Freundin schwört auf Trello. Und im Podcast letzte Woche wurde Todoist als DAS Tool gepriesen.

Das Ergebnis? Du hast 7 verschiedene Apps auf dem Handy, 3 angefangene Bullet Journals in der Schublade und das Gefühl, völlig überfordert zu sein, bevor du überhaupt angefangen hast.

Willkommen im Tool-Chaos-Paradox: Je mehr Optionen du hast, desto weniger machst du.

Aber hier die gute Nachricht: Es gibt einen Weg durch diesen Tool-Dschungel. Und der ist einfacher, als du denkst.

[In meinem ultimativen Selbstmanagement-Toolkit findest du eine komplette Übersicht aller Tools und wann du welches einsetzt → Link folgt]

Heute konzentrieren wir uns auf das Allerwichtigste: Wie du DEIN erstes Tool findest, ohne dich zu verzetteln.

1. Der Schmerzpunkt-Check: Wo drückt der Schuh am meisten?

Kennst du das? Du scrollst durch Instagram, siehst dieses wunderschöne Bullet Journal Setup und denkst: „DAS ist es! Das wird mein Leben retten!“ Du kaufst die schönsten Stifte, das perfekte Notizbuch, und zwei Wochen später verstaubt alles in der Schublade. Glaub mir, da war ich auch schon. 🙊

Das Problem dabei: Du hast ein Tool nach dem „Das sieht cool aus“-Prinzip ausgewählt, aber nicht nach dem „Das löst mein echtes Problem“-Prinzip. Und genau da liegt der Hund begraben.

Bevor du auch nur ein einziges Tool anschaust, musst du ehrlich zu dir sein: Was ist denn eigentlich dein größter Organisationsfrust? Vergisst du ständig Termine und stehst plötzlich vor verschlossenen Türen? Oder verlierst du deine genialen Ideen schneller, als du „Geistesblitz“ sagen kannst? Vielleicht weißt du auch einfach nie, womit du anfangen sollst und starrst jeden Morgen ratlos auf deinen Berg von Aufgaben.

Die Sache ist: Jedes Problem braucht eine andere Lösung. Wenn du ständig Termine vergisst, hilft dir das schönste Ideensammelsystem der Welt nicht weiter. Wenn du deine Prioritäten nicht kennst, nützt dir der beste Kalender nichts.

Also frag dich mal ganz ehrlich: Was passiert konkret, wenn dein Problem auftritt? Verpasst du Deadlines und musst dann Nachtschichten schieben? Rufst du gestresst deine Kundinnen an, weil du den Termin vergessen hast? Oder liegst du abends im Bett und fühlst dich mies, weil du wieder nichts geschafft hast?

Erst wenn du weißt, wo der Schuh drückt, kannst du das richtige Tool finden. Termine vergessen? Kalender-App mit Erinnerungen. Ideen verlieren? Smartphone-Notizen reichen erstmal. Prioritäten unklar? Eine einfache To-Do-Liste ist Gold wert. Überforderung? Ein simples Kanban-Board bringt Überblick.

Praxis-Übung:

Schreib JETZT auf: „Mein größter Organisationsfrust ist: ________________“. Erst danach schauen wir nach Tools!

2. Die Ein-Tool-Regel: Weniger ist definitiv mehr

Ich weiß, ich weiß. Du denkst jetzt: „Aber Alex, ich brauche doch einen Kalender UND eine To-Do-Liste UND was für Ideen UND…” STOPP! Genau da liegt das Problem.

Kreative Chaotinnen sind Sammlerinnen, auch bei Tools. Wir denken, mehr Tools bedeuten bessere Organisation. Aber ehrlich? Das Gegenteil ist der Fall. Je mehr Tools du hast, desto mehr Zeit verbringst du mit der Entscheidung „Wo schreib ich das jetzt hin?“, statt einfach zu arbeiten.

Dein Gehirn ist eh schon überlastet mit all den kreativen Ideen, die da rumschwirren. Wenn du ihm dann auch noch die Entscheidung zwischen fünf verschiedenen Apps zumutest, ist es irgendwann einfach erschöpft. Entscheidungsmüdigkeit nennt sich das.

Aber noch schlimmer: Du gewöhnst dich nie richtig an ein System, weil du ständig zwischen verschiedenen Tools hin und her springst. Das ist wie wenn du versuchst, fünf Sprachen gleichzeitig zu lernen, funktioniert nicht besonders gut.

Deshalb meine Ein-Tool-Regel: 30 Tage lang nutzt du NUR das eine Tool, das du für dein größtes Problem ausgewählt hast. Alles andere bleibt erstmal liegen. Ja, auch wenn deine Freundin dir erzählt, wie toll ihr neues System ist. Ja, auch wenn du den perfekten Pinterest-Pin für ein anderes Tool siehst.

Die ersten beiden Wochen sind dabei die kritischsten. In Woche eins ist noch alles neu und aufregend, da ist noch kein echter Test. Aber in Woche zwei kommt der Alltag zurück und du merkst, ob das Tool wirklich zu dir passt oder ob du dich jeden Tag dazu zwingen musst, es zu öffnen.

Nach den 30 Tagen machst du eine ehrliche Bestandsaufnahme: Funktioniert es? Dann baust du es weiter aus. Funktioniert es nicht? Dann wechselst du, aber wieder nur zu EINEM neuen Tool.

Die häufigsten Gedanken, die jetzt kommen: „Aber ich brauche doch auch noch…” NEIN! „Das andere Tool kann aber auch…” Später! „Alle anderen nutzen zusätzlich…” Egal!

Vertrau mir: Auch ich hab schon mit sieben verschiedenen Apps gleichzeitig experimentiert. Das Ergebnis war Chaos hoch zehn. Heute nutze ich drei Tools, nach Jahren des Ausprobierens. Aber gestartet bin ich auch nur mit einem.

Praxis-Übung:

Wähle JETZT ein Tool basierend auf deinem Schmerzpunkt aus Tipp 1. Nur eines!

3. Der 14-Tage-Test: So erkennst du, ob ein Tool zu dir passt

Hier kommt ein Geheimnis aus meiner jahrelangen Erfahrung mit kreativen Chaotinnen: Die meisten geben entweder viel zu schnell auf (“Nach drei Tagen war’s mir zu umständlich”) oder bleiben viel zu lang bei Tools, die einfach nicht passen („Ich hab schon so viel Zeit reingesteckt…”).

Beide Extreme führen zu Frust. Deshalb hab ich die 14-Tage-Testmethode entwickelt.

Die ersten drei Tage sind immer die Honeymoon-Phase. Da ist alles neu und aufregend, du richtest es liebevoll ein und denkst „DAS ist es!“ Aber das ist noch kein echter Test, du bist noch im Neuheits-High.

Die Wahrheit kommt zwischen Tag vier und sieben. Da kommt der Alltag zurück, die erste Deadline, der erste stressige Tag. Und dann merkst du: Greifst du automatisch zum Tool oder musst du dich zwingen? Hilft es dir wirklich oder fühlst du dich eher noch gestresster?

Ich empfehle dir, ein kleines Test-Tagebuch zu führen. Klingt nach Aufwand, sind aber nur zwei Minuten am Abend. Frag dich: Habe ich das Tool heute genutzt? Hat es mir geholfen? Was war schwierig?

Der real Deal kommt aber erst in der zweiten Woche. Da sollte langsam eine Gewohnheit einsetzen. Wenn du dann immer noch an das Öffnen des Tools denken musst, dein ursprüngliches Problem unverändert ist und du dich gestresster fühlst, dann ist es an der Zeit, etwas zu ändern.

Und das ist völlig okay! Nicht jedes Tool passt zu jeder Person. Ich kenne Frauen, die schwören auf Asana, bei mir löst es Panik aus. Andere lieben komplexe Systeme, ich brauche es simpel. Das ist normal.

Praxis-Übung:

Starte heute einen 14-Tage-Test mit deinem gewählten Tool. Setze dir eine Erinnerung für das Abend-Check-in!

4. Das Keep-it-Simple-Prinzip: Warum weniger Funktionen besser sind

Kann ich dir mal was gestehen? Ich bin schon in die Asana-Falle getappt. Weißt du, dieses Super-Tool, mit dem man angeblich sein ganzes Leben organisieren kann. Ich hab Stunden damit verbracht, das perfekte Dashboard zu basteln, Datenbanken zu verknüpfen und Templates zu erstellen. Das Ergebnis? Ich hab mehr Zeit mit dem Tool-Basteln verbracht als mit dem eigentlichen Arbeiten.

Das ist das Problem vieler kreativer Chaotinnen: Wir lieben komplexe Tools mit tausend Funktionen. Wir denken „Wow, das kann ja alles!“ Aber genau das wird zur Falle.

Simple Tools haben einen riesigen Vorteil: Du kannst sofort loslegen. Keine wochenlange Einrichtung, kein YouTube-Tutorial-Marathon, kein Frust, weil du nicht weißt, wie das Feature funktioniert. Du öffnest es und legst los.

Außerdem lenkst du dich weniger ab. Statt dich zu organisieren, optimierst du das Tool. Statt zu arbeiten, machst du es schön. Kennst du das? Ich nenne es „Tool-Prokrastination“, und es ist tödlich für die Produktivität.

Hier ein kleiner Reality-Check: Wenn du für Aufgaben-Management Notion statt einfacher Apple-Erinnerungen nimmst, wenn du für Ideensammlung Obsidian statt Smartphone-Notizen wählst, wenn du Asana mit zwanzig Custom Fields statt Trello mit drei simplen Spalten nutzt, dann machst du es dir unnötig schwer.

Ich hab eine einfache Regel entwickelt: Die 3-Klick-Regel. Ein gutes Tool sollte in maximal drei Klicks zu öffnen sein, in maximal drei Klicks einen neuen Eintrag erstellen können und in maximal drei Klicks den Überblick zeigen. Wenn du öfter klicken musst, ist es zu komplex für den Start.

Das heißt nicht, dass komplexe Tools schlecht sind. Aber sie sind nichts für Einsteiger. Fang simpel an, gewöhn dich daran und DANN kannst du komplexer werden. Aber nicht vorher.

Praxis-Übung:

Teste dein gewähltes Tool mit der 3-Klick-Regel. Wenn es zu kompliziert ist: Vereinfache oder wechsle!

5. Die Ausstiegsstrategie: Plane von Anfang an den Wechsel

Das klingt jetzt vielleicht komisch, aber einer der wichtigsten Tipps ist: Plan von Anfang an, wie du wieder aussteigen kannst. Nicht weil ich pessimistisch bin, sondern weil es dir die Bindungsangst nimmt.

Kennst du dieses Gefühl? Du schaust dir ein Tool an und denkst: „Aber was, wenn ich all meine Daten da reinstecke und es funktioniert dann doch nicht? Dann ist alles weg!“ Diese Angst hält dich davon ab, überhaupt anzufangen.

Oder noch schlimmer: Du bleibst bei einem Tool, das gar nicht mehr passt, nur weil du schon so viel Zeit reingesteckt hast. „Ich hab doch schon drei Wochen alles eingerichtet!“ Das ist die klassische Sunk Cost-Falle – vergangene Zeit ist weg, aber jeden Tag weiter mit dem falschen Tool ist verschwendete Zeit.

Deshalb planst du den Ausstieg von Anfang an mit. Das heißt nicht, dass du negativ denkst, sondern dass du dir die Erlaubnis zum Experimentieren gibst.

Bevor du mit einem neuen Tool startest, überlegst du dir: Wo sind meine wichtigsten Informationen? Kann ich sie exportieren oder wenigstens per Screenshot sichern? Und was wäre mein Plan B, wenn das Tool nicht funktioniert?

Leg auch einen konkreten Wechsel-Zeitpunkt fest. Nach dem 14-Tage-Test zum Beispiel. Oder nach einem bestimmten Ereignis („Wenn ich dreimal hintereinander gefrustet bin …“). Aber maximal alle drei Monate, sonst wird’s chaotisch.

Und wenn du wechselst, dann richtig: Wichtige Daten retten, altes Tool deinstallieren oder deaktivieren (sonst verzettelst du dich wieder!) und mit dem neuen Tool bei Null starten.

Ich weiß, das hört sich hart an. Aber glaub mir: Die Klarheit, die du dadurch bekommst, ist unbezahlbar. Du gehst entspannter in jeden Tool-Test, weil du weißt: Es ist nicht für die Ewigkeit.

Praxis-Übung:

Schreib dir schon heute auf: „Wenn Tool X nach 14 Tagen nicht funktioniert, probiere ich Tool Y.”

Dein Aktionsplan: Was du heute noch machen kannst

So, jetzt aber Butter bei die Fische! Theorie ist schön und gut, aber du willst ja endlich ins Machen kommen. Deshalb hier dein ganz konkreter Plan für die nächsten 48 Stunden.

Heute Abend, 10 Minuten: Setz dich mit einem Kaffee oder Tee hin und beantworte ehrlich: Was ist dein größter Organisationsfrust? Schreib es auf. Dann such dir basierend auf diesem einen Problem ein Tool aus. Nicht fünf, nicht drei, eins. Installier es oder leg es dir zurecht, aber richte noch nicht viel ein. Das reicht für heute.

Morgen, 5 Minuten: Öffne dein Tool und füge eine Sache hinzu. Einen Task, eine Idee, einen Termin, egal. Hauptsache, du machst den ersten Schritt. Und dann teste meine 3-Klick-Regel: Ist es wirklich so einfach, wie es sein sollte?

In 14 Tagen: Schau auf deine zwei Wochen zurück. Nutzt du das Tool automatisch oder musst du dich zwingen? Hat sich dein ursprüngliches Problem verbessert? Fühlst du dich organisierter? Wenn ja: weitermachen. Wenn nein: wechseln.

Und falls du denkst „Aber ich weiß gar nicht, welches Tool ich nehmen soll“, dann fang einfach mit dem an, was du schon hast. Smartphone-Notizen, Apple-Erinnerungen, ein Notizbuch. Hauptsache, du fängst an.

Falls gar nichts funktioniert

Moment, bevor du jetzt in Panik verfällst und denkst „Bei mir wird das eh nicht klappen“, dann sag ich dir mal was: Auch ich hab schon Tools nach drei Tagen wieder in den digitalen Müll geschmissen. Das gehört dazu.

Es gibt ein paar typische Stolpersteine, die ich immer wieder sehe. Du suchst das perfekte Tool? Gibt’s nicht. Es gibt nur ein Tool, das für dich JETZT passt. Du willst zu viel auf einmal? Konzentrier dich wirklich nur auf EIN Problem. Du gibst zu schnell auf? Halt die 14 Tage durch, auch wenn’s holprig ist. Du machst es zu kompliziert? Zurück zur 3-Klick-Regel.

Und wenn wirklich GAR nichts geht, dann ist mein Notfall-Plan: Zurück zu Stift und Papier. Das funktioniert immer. Klingt oldschool, ist aber manchmal genau das Richtige. Oder teste nur eine Woche statt zwei, weniger Druck. Oder hol dir Hilfe von einer Freundin, einem Coach oder einer Community.

Wenn’s nicht gleich klappt, kein Problem. Manche brauchen länger, um ihr System zu finden, und das ist völlig okay. Ich kenne Frauen, die haben drei Jahre gebraucht, bis sie ihr perfektes Setup hatten. Aber sie haben nicht aufgegeben.

Fazit: Du musst nicht perfekt organisiert sein

Die Wahrheit: Auch ich als Organisationsmentorin habe schon Tools ausprobiert, die nach 3 Tagen wieder verschwunden sind. (Oder früher…) Das gehört dazu!

Das Wichtige: Du startest. Du probierst aus. Du findest DEIN System.

Der nächste Schritt: Nimm dir jetzt 10 Minuten und arbeite den Aktionsplan ab. Nicht morgen. Nicht nächste Woche. Jetzt!

Denn das Beste Tool der Welt hilft dir nicht, wenn es nur in deiner Lese-Liste verstaubt.

Lade dir meinen 5-Minuten-Check herunter damit kannst du erstmal schauen was auf deine To-do-Liste gehört!