In einer meiner Mentoring Sessions hatte eine Kundin von mir die Erleuchtung mit E-Mail Filtern. Allerdings haben wir uns beide schwer getan ein passendes System zu erstellen. So bin ich auf die Idee gekommen, selbst einen Artikel zu schreiben.
Inhaltsverzeichnis
Wofür sind E-Mail Filter gut?
Wir alle haben dasselbe Problem, das E-Mail Postfach quillt regelmäßig über. Hierfür gibt es unter anderem die Möglichkeit, von vornherein Filter anzulegen. So ist der Posteingang schon mal nicht mehr so voll. Natürlich bleibt nicht aus die eingegangenen E-Mails trotzdem noch durch zu gehen.
Natürlich kannst du die üblichen nehmen:
- Bearbeiten
- Ablage
- Vorlagen
- Lesen
Wobei der zu bearbeiten Ordner unbedingt terminiert werden muss.
E-Mail Filter setzen
Je nach Programm kannst du in den Einstellung Filter setzen unter anderem nach Betreff,enthaltene Wörter, nach Empfänger, Größe, mit Anhang oder Absender schon vorab zu sortieren. Hierfür musst du vorher entsprechende Ordner erstellen. Hier kommen nun ein paar Ideen welche Ordner enthalten sein könnten.
Mögliche Ordner die du verwenden kannst
Die Ordner können nun etwas tricky werden, denn je nachdem was du für eine Regel oder Filter festlegst kann es sein, dass die E-Mail in zwei Ordner passen kann. Wenn du zum Beispiel einen Ordner für Versicherungen und für das Auto erstellst, wo soll dann die Autoversicherung hin. Allerdings ist es bei den meisten E-Mail Programmen so, dass du auch einfach die ungelesenen E-Mails abrufen kannst. Dann ist es egal in welchem Ordner die E-Mail gelandet ist. Aber du willst die E-Mails ja auch wieder finden, sonst macht das Ganze einfach keinen Sinn.
Hier also die Ordner:
- Rechnungen
- Versicherungen
- Klient:innen/ Kund:innen.
- Projekte/ Aufträge
- Finanzen
- Marketing
- Weiterbildung
Braucht es wirklich Ordner?
Wenn du die Suchfunktionen deines E-Mail Programmes ordentlich nutzt, kannst du dir auch überlegen, nur einen Ordner zu nutzen. Den kannst du nennen wie du willst, allerdings kommen hier nur E-Mails rein die du schon bearbeitet hast bzw. zumindest mal geöffnet.
Der Weg zum leeren E-Mail Postfach
Zum bearbeiten der E-Mails gibt es fünf einfache Handlungen: Löschen, weiterleiten, Terminieren, Erledigen aber nur wenn es unter fünf Minuten sind und ins Archiv. Überlege dir also bei jedem öffnen der Mails welchen Vorgang zu machen solltest.
Wie immer gilt für dich als kreativer Chaot probiere aus und schaue was für dich passt. Denn oft funktionieren die üblichen Methoden und Tools für uns nicht.
Du möchtest jemanden der dich bei deinem E-Mail Chaos unterstützt? Dann buche dir gerne eine Klarheitsgespräch.