Als ich mal mit einem Coach zusammengearbeitet habe, der mich in meiner Arbeitsweise und meinem körperlichen Wohlbefinden unterstützen sollte, kam die Eisenhower-Matrix ins Spiel. Ich habe es echt oft versucht und bin dann kläglich gescheitert. Im ersten Moment dachte ich: Das kann doch nicht wahr sein. Als Organisationsmentorin muss ich es schaffen, diese Methode zu nutzen. Warum das nicht funktioniert hat, erzähle ich dir im Blogartikel.

Vielleicht kommt dir das auch bekannt vor: Du sitzt vor deiner To-do-Liste und alles schreit gleichzeitig nach Aufmerksamkeit. Der Newsletter muss raus, die Buchhaltung ruft, die Kinder brauchen neue Turnschuhe, und eigentlich wolltest du ja auch noch diesen einen wichtigen Blogpost schreiben. Und plötzlich findest du dich dabei wieder, wie du die Gewürzschublade neu sortierst. Weil das halt auch irgendwie wichtig ist. Oder?

Was ist die Eisenhower-Matrix überhaupt?

Die Eisenhower-Matrix (benannt nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower) teilt alle Aufgaben in vier Quadranten ein:

Quadrant 1 – Wichtig UND dringend: Krisen, Deadlines, dringende Probleme. Das sind die Dinge, die sofort erledigt werden müssen.

Quadrant 2 – Wichtig, aber NICHT dringend: Strategische Planung, Beziehungspflege, Weiterbildung, Gesundheit. Hier liegt der Schlüssel zu langfristigem Erfolg.

Quadrant 3 – Dringend, aber NICHT wichtig: Unterbrechungen, manche E-Mails, Anfragen anderer. Diese Aufgaben sollten delegiert werden.

Quadrant 4 – Weder wichtig noch dringend: Zeitfresser, sinnlose Meetings, exzessives Social-Media-Scrollen. Das kann weg.

Wofür ist die Eisenhower-Matrix gut?

Die Idee dahinter: Wir verwechseln oft „dringend“ mit „wichtig“. Nur weil etwas laut nach Aufmerksamkeit schreit, heißt das nicht, dass es uns wirklich weiterbringt. Die Matrix soll helfen, bewusster zu entscheiden, wo wir unsere Energie reinstecken.

Im klassischen Sinne geht es darum, mehr Zeit im Quadrant 2 zu verbringen (bei den wichtigen, aber nicht dringenden Dingen). Denn hier entstehen die echten Fortschritte, hier bauen wir langfristig auf.

Und jetzt ehrlich: Was bringt das kreative Chaotinnen?

Tja. Die Theorie klingt super. Aber wenn ich als kreative Chaotin vor dieser Matrix sitze, passiert erstmal folgendes:

Problem 1: Alles fühlt sich dringend UND wichtig an.

Wenn du ein non-lineares Gehirn hast, das tausend Gedanken gleichzeitig denkt, dann ist die klare Trennung zwischen „wichtig“ und „dringend“ oft… verschwommen. Die Gewürzschublade FÜHLT sich in dem Moment tatsächlich wichtig an.

Problem 2: Die Matrix ignoriert Energie und Kreativität.

Manchmal hast du gerade Lust und Flow für etwas, das theoretisch in Quadrant 4 gehört, aber wenn du es JETZT machst, ist es in 20 Minuten erledigt. Wenn du es für später in Quadrant 2 packst, wird es zur mentalen Last, die dich wochenlang verfolgt.

Problem 3: Sie geht von linearem Denken aus.

Die Matrix liebt Struktur, Planung, Vorhersehbarkeit. Wir kreative Chaotinnen lieben Spontanität, Intuition und den Moment.

Ich erklär dir das jetzt mal verständlich. 

Lineares vs. non-lineares Denken – der Unterschied

Stell dir vor, lineares Denken ist wie eine Perlenkette: Eine Perle nach der anderen, schön aufgereiht. Zuerst A, dann B, dann C. Klar strukturiert, vorhersehbar, Schritt für Schritt.

Die Eisenhower-Matrix ist für diese Perlenketten-Denker gemacht. Sie sagen: „Okay, ich sortiere meine Perlen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, und dann arbeite ich sie der Reihe nach ab.“ Das funktioniert wunderbar, wenn dein Gehirn so tickt.

Aber kreative Chaotinnen denken nicht in Perlenketten. Wir denken in Netzwerken.

Unser Gehirn ist wie ein riesiges Spinnennetz, in dem alles mit allem verbunden ist. Du denkst gerade an die Buchhaltung, springst gedanklich zu dem Blogpost, der noch geschrieben werden muss, erinnerst dich dabei an das Gespräch mit einer Kundin. Was dich wiederum an die neue Workshopidee denken lässt, die eigentlich perfekt zum nächsten Newsletter passen würde. Und – ach ja, die Kinder brauchen noch Turnschuhe.

Und dann berührst du eine Stelle im Netz, sagen wir, du öffnest den Schrank, und ZACK, vibriert das ganze Netz. Plötzlich siehst du die unsortierten Gewürze, und dein Gehirn schreit: „DAS MÜSSEN WIR JETZT REGELN!“ Nicht weil es objektiv wichtig ist, sondern weil dieser Faden im Netz gerade angetippt wurde und dein Gehirn die Verbindung aktiviert hat.

Die Eisenhower-Matrix sagt: „Sortier deine Perlen ordentlich.“

Dein Gehirn sagt: „Aber ich HABE keine Perlenkette, ich habe ein Netz! Und wenn ich an einer Stelle ziehe, wackelt alles andere mit!“

Genau deshalb fühlt sich für uns so vieles gleichzeitig dringend und wichtig an. Wir sehen Zusammenhänge, wo andere einzelne Aufgaben sehen. Wir spüren, wie eine Sache die andere beeinflusst. Und wir können oft gar nicht anders, als diesen Verbindungen zu folgen, auch wenn sie uns gerade von Quadrant 1 direkt in Quadrant 4 katapultieren.

Und genau deshalb brauchen wir auch andere Tools, oder zumindest angepasste Versionen der klassischen Methoden.

Wie du die Eisenhower-Matrix für dich anpassen kannst

Heißt das, die Matrix ist Quatsch? Nein. Aber sie braucht ein paar Anpassungen:

1. Füge einen „Energie-Check“ hinzu

Frag dich nicht nur „Ist das wichtig und dringend?“, sondern auch: „Habe ich gerade die Energie dafür?“ Manchmal ist es klüger, drei kleine unwichtige Dinge zu erledigen, die dir Schwung geben, als dich an einer wichtigen Aufgabe festzubeißen, für die du gerade nicht den Kopf hast.

2. Nutze die Matrix als Reflexionstool, nicht als Planungszwang

Statt jeden Tag alle Aufgaben einzusortieren: Nutze die Matrix einmal pro Woche als Realitätscheck. Wo hänge ich gerade fest? Verbringe ich zu viel Zeit in Quadrant 3 (den Anfragen anderer)? Vernachlässige ich Quadrant 2 (meine langfristige Vision)?

3. Erlaube dir Quadrant 4 – bewusst

Wenn du weißt, dass Pinterest-Scrollen jetzt gerade weder wichtig noch dringend ist, aber dir hilft, runterzukommen: Dann ist es OKAY. Der Unterschied ist das Bewusstsein. Du entscheidest dich aktiv dafür, statt dich hinterher schlecht zu fühlen.

4. Mach aus „Delegieren“ ein „Loslassen“

Du hast keine Mitarbeiter? Dann übersetze „delegieren“ in „muss ich das wirklich selbst machen?“ Oft genug lautet die Antwort: Nein. Es muss nicht perfekt sein, es muss nicht nach Plan X laufen, es muss einfach irgendwie erledigt werden. Oder auch nicht.

Fazit: Die Eisenhower-Matrix ist ein Werkzeug, kein Gesetz

Die Eisenhower-Matrix kann dir helfen, klarer zu sehen, wo deine Zeit hingeht. Aber sie darf nicht zur neuen Zwangsjacke werden. Nutze sie als Orientierung, nicht als starre Regel. Und wenn du merkst, dass du heute einfach nicht nach Matrix arbeiten kannst, dann ist das auch völlig in Ordnung.

Wichtig ist nicht, dass du perfekt priorisierst. Wichtig ist, dass du mit dir selbst im Reinen bist, egal in welchem Quadranten du gerade landest.

Wie gehst du mit Priorisierung um? Nutzt du die Eisenhower-Matrix oder hast du dein eigenes System entwickelt? Nutze meinen 5-Minuten-Check um deine To-Do-Liste zu überprüfen.