Ich bin Organisationsmentorin. Und ich hatte ehrlich gesagt keine Ahnung, was Getting Things Done genau ist. Ich wusste nur: Es soll DIE ultimative Produktivitätsmethode sein. Das System, mit dem du ALLES im Griff hast. Keine offenen Loops mehr, kein mentales Chaos, alles unter Kontrolle.

Klingt wie der Traum jeder kreativen Chaotin, oder? Also habe ich mich hingesetzt und mir die Methode angeschaut. Und nach 10 Minuten dachte ich: „Moment. WIE VIELE Listen soll ich führen?!“

Getting Things Done, kurz GTD, verspricht, dass du nie wieder etwas vergisst, nie wieder überfordert bist und immer genau weißt, was als Nächstes zu tun ist. David Allen, der Erfinder der Methode, hat damit Millionen von Menschen geholfen.

Aber ist GTD auch etwas für uns kreative Chaotinnen? Oder ist es genau die Art von starrem System, das uns mehr stresst als hilft? Lass uns gemeinsam herausfinden, was hinter Getting Things Done steckt und ob wir davon was brauchen können.

Was ist Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done ist eine Produktivitätsmethode, die David Allen in den frühen 2000ern entwickelt und in seinem gleichnamigen Buch beschrieben hat.

Die Grundidee: Dein Kopf ist zum Denken da, nicht zum Erinnern.

Dein Gehirn ist überlastet, solange du versuchst, dir alles zu merken, was du noch zu tun hast und was du nicht vergessen darfst. Diese „offenen Loops“ (unerledigte Dinge, die mental rumgeistern) rauben dir Energie und Fokus.

GTD verspricht: Wenn du alles aus dem Kopf raus und in ein zuverlässiges System packst, wird dein Kopf frei. Du kannst klarer denken, besser entscheiden und entspannter arbeiten. Klingt gut, oder?

Die 5 Schritte von Getting Things Done

GTD ist kein lockeres „Schreib mal ne Liste“-System. Es ist ein kompletter Workflow mit fünf klar definierten Schritten:

1. Sammeln (Capture):

Schreib ALLES auf, was dir durch den Kopf geht. Jede Aufgabe, jede Idee, jedes „Daran muss ich noch denken“. Alles kommt in einen Eingangskorb (Inbox). Das kann ein Notizbuch sein, eine App, ein physischer Korb auf deinem Schreibtisch, egal. Hauptsache, es gibt EINEN Ort, wo alles landet. Das Ziel: Dein Kopf ist leer, nichts muss mehr im Gehirn gespeichert werden.

2. Verarbeiten (Clarify)

Geh deine Inbox durch und entscheide für jedes Item: Was ist das? Was mache ich damit?

Hier stellst du dir für jede Sache die Frage:

• Ist das überhaupt etwas, das ich tun muss?
  • Nein? → Wegwerfen, Ablegen oder auf „Vielleicht/Irgendwann“-Liste
  • Ja? → Weiter zur nächsten Frage
• Kann ich das in unter 2 Minuten erledigen?
  • Ja? → Sofort machen
  • Nein? → Weiter zur nächsten Frage
• Muss ich das selbst machen?
  • Nein? → Delegieren
  • Ja? → Auf die passende Liste

3. Organisieren (Organize)

Sortiere die Aufgaben in verschiedene Listen.

Hier wird’s komplex. GTD arbeitet mit mehreren Listen:

• Nächste Schritte: Konkrete Aufgaben, die du als Nächstes tun kannst
• Projekte: Alles, was mehr als einen Schritt braucht
• Warten auf: Dinge, die du delegiert hast oder auf die du wartest
• Someday/Maybe: Ideen und Wünsche für später
• Kontext-Listen: Aufgaben nach Ort oder Situation sortiert (z.B. „Am Computer“, „Telefon“, „Unterwegs“, „Zuhause“)

Außerdem gibt es einen Kalender (nur für Termine und Deadlines, NICHT für Aufgaben) und ein Referenzsystem (für Informationen, die du aufbewahren willst).

4. Durchsehen (Reflect)

Regelmäßig alle Listen durchgehen und aktualisieren.

GTD sieht ein Weekly Review vor – einmal pro Woche setzt du dich hin und gehst ALLE Listen durch:

• Was ist erledigt?
• Was hat sich geändert?
• Was ist noch aktuell?
• Was muss neu priorisiert werden?

Das Review ist das Herzstück von GTD. Ohne regelmäßiges Durchsehen verlierst du den Überblick.

5. Erledigen (Engage)

Wähle aus, was du jetzt tust, basierend auf Kontext, Zeit, Energie und Priorität.

Du schaust auf deine „Nächste Schritte“-Liste, filterst nach deinem aktuellen Kontext (z.B. „Ich bin am Computer“) und wählst die Aufgabe, die zu deiner verfügbaren Zeit und Energie passt.

Das klingt logisch, strukturiert und nach Kontrolle.

Warum GTD in der Business-Welt so geliebt wird

Getting Things Done ist besonders in der Tech- und Produktivitäts-Community ein Kult-System. Und das aus gutem Grund. GTD deckt wirklich ALLES ab – nicht nur die Arbeit, sondern auch private To-Dos, Ideen, Projekte, Verpflichtungen. Es ist ein Lebens-Management-System.

Wenn du es richtig anwendest, vergisst du nichts mehr. Alles ist erfasst, verarbeitet, organisiert. Du musst dich nicht mehr fragen „Was sollte ich jetzt eigentlich machen?“ – das System sagt es dir. Keine offenen Loops mehr, kein mentales Rumgeister, kein nächtliches „Oh Gott, ich hab doch noch…“ Für Menschen, die viele Projekte jonglieren und viele Rollen ausfüllen, kann GTD tatsächlich lebensverändernd sein.

Das Problem für kreative Chaotinnen: Zu viel System, zu wenig Spontanität

Und dann gibt es uns. Bei uns läuft das oft anders.

Allein die Vorstellung, all diese Listen zu führen und aktuell zu halten, ist erschöpfend. Nächste Schritte, Projekte, Warten auf, Someday/Maybe, Kontext-Listen für Computer, Telefon, Unterwegs, Zuhause… Wir wollten weniger Chaos, nicht mehr Listen.

Dazu kommt die 2-Minuten-Regel. GTD sagt: Wenn etwas unter 2 Minuten dauert, mach es sofort. Aber was, wenn du gerade in einer anderen Aufgabe drin bist und im Flow? Was, wenn diese „schnelle“ Aufgabe dich komplett rauswirft? Für kreative Arbeit kann die 2-Minuten-Regel kontraproduktiv sein.

Das Weekly Review klingt außerdem nach Pflicht. Einmal pro Woche alle Listen durchgehen, alles aktualisieren, alles überprüfen – das kann 1 bis 2 Stunden dauern. Und wenn du eh schon das Gefühl hast, zu wenig Zeit zu haben, ist das eine hohe Hürde.

Und dann ist da noch das Kontext-System. GTD sortiert nach „Wo bin ich?“ und „Was habe ich verfügbar?“ – aber nicht nach „Wie fühle ich mich?“ oder „Wofür habe ich gerade Energie?“. Ich kann am Computer sitzen und trotzdem keine Energie für kreative Arbeit haben. Dann nützt mir die „Am Computer“-Liste nichts, wenn da nur konzentrationslastige Aufgaben draufstehen.

GTD ist ein System. Ein komplettes, durchdachtes, detailliertes System. Und Systeme brauchen Disziplin, Konsistenz, Struktur. Wir kreativen Chaotinnen brauchen Flexibilität, Anpassung, die Freiheit, auch mal alles über den Haufen zu werfen.

Was an Getting Things Done trotzdem genial ist

So kritisch ich mit GTD bin – es gibt Prinzipien, die wirklich klug sind.

Die Grundidee, dass dein Gehirn nicht dein Aufbewahrungssystem sein sollte, stimmt. Wenn du versuchst, dir alles zu merken, kostet das Energie. Und die Frage „Was ist der nächste Schritt?“ ist brillant. Statt „Ich muss die Website überarbeiten“ zu denken, riesig, überwältigend, fragst du: „Was ist der allererste konkrete Schritt?“ Das macht große Projekte handhabbar.

Auch die Unterscheidung zwischen Projekt und nächstem Schritt ist hilfreich. „Newsletter schreiben“ ist kein Schritt – das ist ein Projekt mit mehreren Teilaufgaben. Das zu erkennen verhindert, dass du dich vor einer Aufgabe setzt und merkst: Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll.

Und die 2-Minuten-Regel? Die funktioniert tatsächlich manchmal. Nämlich dann, wenn du gerade nicht in einer konzentrierten Aufgabe steckst, sondern eh am Sortieren oder Abarbeiten bist.

Wie du GTD für dich anpassen kannst, ohne im System zu ertrinken

Du musst GTD nicht komplett übernehmen. Aber du kannst dir die Teile rauspicken, die für dich funktionieren.

Der wertvollste Schritt ist dieser: Schreib auf, was dir durch den Kopf geht. Du brauchst keine 10 Listen dafür. Ein Notizbuch, eine App, ein Sprachrekorder – egal was. Hauptsache, du hörst auf, alles im Kopf behalten zu wollen.

Wenn du dann vor einem großen Projekt sitzt und nicht weißt, wo du anfangen sollst, stell dir die GTD-Frage: „Was ist der allererste konkrete Schritt?“ Nicht „Wie mache ich das alles?“, sondern „Was kann ich jetzt als Nächstes tun?“ Das allein kann Überwältigung in Machbarkeit verwandeln.

Das Weekly Review darfst du dir in einer abgespeckten Version gönnen. Kein zweistündiges Listen-Durchgehen, sondern 15 Minuten einmal pro Woche:

• Was lief gut?
• Was hat sich verändert?
• Was steht nächste Woche an?
• Was kann ich loslassen?

Und wenn du mit Kontext-Listen arbeitest, sortiere nach Energie statt nach Ort. Statt „Am Computer“ lieber „Braucht kreative Energie“, „Braucht wenig Energie“ oder „Geht auch nebenbei“. So passt das System zu deinem Alltag und nicht umgekehrt.

Ist GTD etwas für dich? Ein Reality-Check

Getting Things Done ist nicht für jede kreative Chaotin geeignet. Hier ein ehrlicher Check:

GTD könnte für dich passen, wenn:

• Du viele verschiedene Projekte jonglierst und den Überblick verlierst
• Du oft Dinge vergisst oder dir Sorgen machst, etwas zu vergessen
• Du gerne mit Struktur arbeitest und dich Listen nicht stressen
• Du bereit bist, Zeit in das Pflegen des Systems zu investieren

GTD ist vermutlich nichts für dich, wenn:

• Dir allein die Vorstellung von 10 verschiedenen Listen Bauchschmerzen macht
• Du lieber spontan und flexibel arbeitest
• Du Systeme schnell als einengend empfindest
• Du nicht die Zeit oder Energie hast, das System konsequent zu pflegen

Und das ist völlig okay. GTD ist ein Werkzeug. Kein Werkzeug passt für jeden Job.

Fazit: Nimm die Prinzipien, lass das System

Ich habe mich durch Getting Things Done gelesen und verstanden, warum so viele Menschen darauf schwören. Aber ich habe auch verstanden, warum es für mich als Ganzes nicht funktioniert.

Was ich mitnehme: Raus aus dem Kopf, aufschreiben, nicht alles im Gehirn speichern. Den nächsten Schritt fragen, nicht das ganze Projekt im Blick versuchen zu behalten. Und mir einmal pro Woche 15 Minuten Zeit nehmen, um zu reflektieren.

Was ich weglasse: Die vielen Listen, das starre Kontext-System und den Anspruch, dass alles perfekt organisiert sein muss.

Genau das erlaube ich auch dir: Nimm, was funktioniert. Lass weg, was nicht passt. Getting Things Done ist eine Einladung, kein Befehl.

Wenn du dich jetzt fragst, welche Aufgaben überhaupt auf irgendeine Liste kommen sollen, dann mach meinen 5-Minuten-Check.