Mehr Ordnung im Büro

Wir alle kennen es. Der Schreibtisch ist überfüllt mit Unterlagen, schon wieder findest Du wichtiges nicht. Hier bekommst Du ein paar Tipps wie das in Zukunft besser laufen kann und du somit wieder mehr Ordnung im Büro hast.

Inhaltsverzeichnis

Erstmal Aufräumen

Den Schreibtisch von allem befreien was drauf ist, auch die Schubladen leer räumen. Am besten anschließend gleich putzen. Nur die wichtigen Dinge und nichts doppeltes darf wieder zurück.

Darauf achten, dass keine unnötige Dekoration herum steht. Allen Utensilien ein festen Platz zuordnen. Alle Regale und Schränke ausräumen und ebenfalls reinigen. Auch hier gilt nur zurück was nötig ist.

Dafür wird jetzt ausgemistet

Bevor du alles wieder zurück räumst wird alles Unnötige und alte Unterlagen entsorgt, dabei solltest du die Aufbewahrungsfristen beachten. Eine der ausführlichsten Auflistung für die Fristen konnte ich bei www.reisswolf.com finden, dort gibt es die Liste auch zum herunterladen. Das meiste kann im Durchschnitt nach sechs bis zehn Jahren entsorgt werden. Nur sehr wenig muss dreißig Jahre oder für immer aufgehoben werden.

2 Jahre:

Rechnungen / Quittungen, Kontoauszüge, Haushaltsnahe Dienstleistungen (z.B. Gärtner)

3 Jahre:

Mietverträge nach Ablauf der Miete
Übergabeprotokolle
Nebenkostenabrechnungen

5 Jahre:

Handwerker Rechnungen vom Eigenheim

10 Jahre:

Steuerliche Unterlagen (für Unternehmer)
Privatpersonen können diese individuell aufbewahren

30 Jahre:

Mahnbescheide, Gerichtsurteile und -unterlagen, Bankunterlagen

Bis zur Rente:

Job- und Schulbedingten Papiere (Arbeitszeugnisse, Referenzen)

Für immer:

ärztliche Gutachten, Ausweise, Urkunden (Geburt, Heirat, Scheidung, Taufe), Unterlagen zur Rentenberechnung (Sozialversicherungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge)

Unterlagen Sortieren

Wie gehst du jetzt am besten vor. Versuche alle Unterlagen schon mal zu sortieren, wenn du sie sichtest. Am besten schon nach Kategorien. Mögliche Oberkategorien findest du weiter unten. Je nachdem ob du schon ein Ablagesystem hast, kannst du schauen ob du vielleicht ein neues ausprobieren möchtest.

Ordnungssysteme

Es gibt die altbewährten Ordner mit Registern, Kisten, Schubladen Boxen, Stehsammler, Dokumentenmappe, Hängeregisterbox, Briefkörbe, Mehrzweck-Boxen, Klappboxen, Regale und Regalkästen, Ablageschalen, Ordnerdrehsäulen, Hängemappen, Stahldraht-Korb-Sortieranlagen

Der klassische Ordner kann für die langfristige oder auch die regelmäßige und kurzfristige Aufbewahrung verwendet werden.

Auch Hängemappen, Schnellhefter und Eckspanner sind sinnvolle Helfer für regelmäßige schnelle Zugriffe, sowie kurzfristige Aufbewahrung.

Ablagefächer können gut zum vorsortieren der Eingänge verwendet werden. Oder zur festlegen der Aktionsart wie zum Beispiel beantworten, abheften, weiterleiten.

Wer es aufgeräumter und staubfreier möchte kann auch auf Schubladenboxen zurück greifen. Sie sind auch super für vertrauliche Unterlagen.

Wenn du also gerade dabei bist Ordnung in deinem Büro zu schaffen, dann schau doch gleich ob dein System vielleicht geändert werden sollte

Was tun damit es nicht wieder so aussieht?

Die ganze Aufräumerei bringt natürlich nichts, wenn es nach kurzer Zeit wieder so aussieht wie vorher. Also musst du dir eine gute neue Routine ausarbeiten, um in Zukunft weniger Chaos zu haben.

Vermeide handschriftliche Kennzeichnungen der Ordner oder Ablagen
Keine ungenauen Beschriftungen wie „Diverses“ oder „Verschiedenes“
Bearbeite neue Dokumente sofort legen Sie sofort richtig ab
Gestalte die Ordnerrücken einheitlich
Hebe wichtige Informationen hervor
Beschreibe den Inhalt kurz und präzise
Hinterfrage gelegentlich, ob die Ordnungssysteme für das Büro gut benutzt werden
Nimm dir zweimal im Jahr einen Check-Up deiner Ablage vor
Vermeide unnötige Kopien
Beuge Mehrfach- und Doppelablagen vor
Arbeite mit Wegwerffristen

Einen Posteingangskorb beschaffen

Ablage auf dem Schreibtisch für mehr Ordnung im Büro

Hier legst du dir eine Ablage an in der alles reinkommt was bearbeitet werden soll. Alle Papiere die rein kommen solltest du mit Strategie bearbeiten. Die unnötige sofort entsorgen, alles was in fünf Minuten bearbeitet werden kann gleich erledigen. Die Zeitschriften oder Prospekte die du später lesen willst, kommen auf den Lesestapel. Dieser sollte aber nicht auf den Schreibtisch landen. Die Unterlagen die jemand anders bearbeiten muss, leitest du sofort weiter.

Workflow Posteingang für mehr Ordnung im Büro

Braucht ein Dokument mehr Zeit zur Bearbeitung, legst du es mit einer Deadline auf Termin, dafür bietet sich das “timeboxing” an.

Was ist timeboxing?

Hier werden festgelegte Zeitfenster für ToDos, Projekte und Aufgaben erstellt. Das parkinsonschen Gesetz besagt, dass wenn du dir 90 Minuten Zeit genommen hast für eine Aufgabe, wirst du genau diese Zeit dafür benötigen. Wichtig ist dabei, dass du deine gesamte verfügbare Zeit verplant hast. Denn sobald du fertig mit den geplanten Boxen bist, vertrödelst du womöglich den Rest der Zeit.

Sinnig ist es auch die Zeitfenster einen Tag vorher oder zu Beginn eines Projektes zu planen. Es braucht viel Disziplin dran zu bleiben. Außerdem ist es noch wichtig die Zeitfenster genau zu planen also auch eine konkrete Beschreibung zu haben.

Wie gehst du dabei vor?

Verschaffe dir erstmal einen Überblick über deine Aufgaben und Routinen. Anschließend musst du abschätzen, wie lange du für die jeweiligen Aufgaben brauchen wirst. Wenn du dir sehr unsicher bist kannst du auch deine Zeit stoppen. Denk daran, auch Pausen einzuplanen. Die Batching-Methode könnte ebenfalls hilfreich sein. Dabei werden mehrere ähnliche Aufgaben zusammen gebündelt bearbeitet.

Unterlagen digitalisieren

Um noch mehr Ordnung auf deinem Schreibtisch und im Büro zu erreichen, bietet es sich vielleicht an Unterlagen zu digitalisieren.

Nicht nur für die Ordnung sondern auch falls ein Schaden durch Brand, Wasser, Kinder oder Hund entstehen könnte.

Da gibt es nun verschiedene Möglichkeiten. Zum einen den klassischen Weg die Papiere mit einem Scanner einzuscannen und auf dem PC zu speichern. Oder mit mit dem Handy durch Scanapps.

Hierbei ist es wichtig das du eine externen Speicherort als Backup hast für den Fall das der PC abschmiert. Eventuell möchtest du auch einen Clouddienst nutzen.

Wichtig dabei ist, dass du schaust was für Unterlagen notwendigerweise doppelt hinterlegt sein müssen.

Lege dir am besten für die EDV- und Papierablage folgende vier Kategorien fest:

Kategorie 1: aktuelle Arbeitsdateien und -akten. Sämtliche Unterlagen, welche oft genutzt werden und zu laufenden Aktivitäten gehören. Erste Priorität besitzen auch die Arbeitsdateien im PC.

Kategorie 2: Nachschlagedateien und -akten. Unterlagen, die du nur ab und zu brauchst.

Kategorie 3: Archivdateien und -akten. Unterlagen, die endgültig abgeschlossen sind.

Kategorie 4: Dokumentenvorlagen wie Formulare, Aktennotizen oder Standardschreiben.

Oder du verwendest das:

Grundlegende Informationen zur Person:

Geburtsurkunde, Heiratsurkunde
Personalausweis und Reisepass
Meldebescheinigung
Führerschein
Medizinische Gutachten

Ausbildung und berufliche Qualifikation:

Abschlusszeugnis der Schule
Berufsausbildung oder Studium
Bescheinigungen über Zusatzqualifikationen
Fortbildungen

Dokumentation von Besitzansprüchen

Fahrzeugbrief
Immobilienbesitz

Delegieren

Natürlich gibt es auch hier die Möglichkeit diese Aufgabe auszulagern. Wie immer gilt du musst nicht alles alleine machen. Überlege dir was du abgeben kannst.

In meiner Zeit als Filialleiterin, musste ich natürlich immer wieder Aufgaben delegieren. Leider kam es öfter vor, dass das Endresultat nicht dem gewünschten Ergebnis entsprochen hat. Ich musste also schnell lernen, die Aufgabe so zu delegieren, dass mein Gegenüber wusste welches Ergebnis gewünscht ist. Mir ist es schwer gefallen zu verstehen das ich mich falsch ausgedrückt hatte. Zusätzlich musste ich mich zurück halten, anschließend nicht zu sagen “dann mache ich es eben selbst”.

Vielleicht lag es daran, dass ich davor in dieser Firma alle Stufen der Hierarchie schon durchlaufen hatte. Somit also wesentlich mehr Erfahrung als mein Gegenüber hatte. Auch beim Abgeben an eine virtuelle Assistenz ist es sehr wichtig sich vorher genau im Klaren zu sein, wie das Endergebnis auszusehen hat.

Um das Delegieren richtig zu machen, solltest du dir vorher über die genaue Aufgabenstellung im klaren sein. Wenn du schon einen Workflow erstellt hast kannst du diesen nutzen um die Aufgaben erfolgreich zu delegieren.

Ich hoffe du konntest mit den Tipps etwas anfangen und nun herrscht wieder mehr Ordung.

Fällst dir noch etwas ein? Dann schreib es in die Kommentare. Wenn du mehr über die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz wissen möchtest dann schau dir diesen Beitrag an.

Falls dir dein Bürochaos zuviel sein sollte, dann schreib mich gerne an, ich untersütze dich wo ich kann.