Mein Motto 2025: Prozesse vereinfachen

In meinem Jahresrückblick hat sich ein Motto herauskristallisiert. Ich möchte meinen Fokus auf die Prozesse legen, die es in meinem Business und Alltag gibt und diese vereinfachen. Denn im letzten Jahr gab es so viele Momente, in denen ich nicht vorangekommen bin, weil ich mir keine Gedanken über die Abläufe gemacht hatte, erst als es so weit war. Da ich dieses Jahr mehr Stunden für Kundenarbeit und wieder ein Gruppenprogramm plane, müssen Prozesse vereinfacht werden, denn sonst verliere ich wichtige Zeit für mich selbst. Ich habe zu lange dafür gekämpft, endlich wieder mehr Zeit für mich und meine Gesundheit zu bekommen, um sie dann in noch nicht automatisierte Handlungen zu investieren.

Inhaltsverzeichnis

E-Mail Marketing

Ich bin wirklich stolz darauf, dass ich mein E-Mail-Marketing so weit schon aufgestellt habe, dass es eine Art Willkommenssequenz gibt. Leider bin ich noch nicht dazu gekommen, eine Art Upsell oder Downsell Automation zu erstellen. Ganz lange dachte ich, dass ich das gar nicht benötige. Denn wenn meine Kundinnen nur halb so drauf sind wie ich, dann stalken sie mich so lange, dass sie wissen, was ich so alles anbiete. Wenn aber jemand über Social-Media oder über den Blog kommt, dann wissen sie das oft gar nicht. Also wird es ein Ziel sein, eine Automation zu erstellen, die „nackten“ Newsletterabonnetinnen zum E-Book zu leiten und die vom E-Book zum Workbook. Es liegt auch daran, dass es in meiner Wahrnehmung eine umständliche Sache ist. Es müssen zusätzliche Landingpages geben, auf die eine Abonnentin hingeleitet werden kann. Obwohl ich schon entsprechende Seiten habe, die ich nur kopieren und anpassen muss, wird mich das am Anfang Zeit kosten. Das blockiert mich.

Was du tun kannst um hier Prozesse zu vereinfachen:

Vorlagen nutzen: Erstelle vorgefertigte E-Mail-Templates für Willkommensserien, Newsletter und Launch-E-Mails
Automatisierungen einsetzen: Willkommensserien oder Segmentierung basierend auf Interessen
Content planen: Sammle deine Ideen für Newsletter-Themen in einer zentralen Liste und schreibe mehrere E-Mails im Voraus.
Segmentierung vereinfachen: Fokussiere dich auf wenige, aber sinnvolle Segmente (z. B. Interessenten vs. Kunden)
Opt-ins bündeln: Reduziere die Anzahl deiner Freebies und konzentriere dich auf ein oder zwei starke Angebote, die deine Zielgruppe wirklich anspricht.

Onboarding und Kundenarbeit

Bisher sieht mein On-Boarding noch ziemlich karg aus. Jede Kundin bekommt einen Fragebogen vorab, den ich manuell versende. Die Reflexionen, die ich wöchentlich mit ihnen durchgehe, sind auch nicht automatisiert. Das bedeutet, jede Woche wird manuell die Reflexion versendet. Genauso der Feedbackbogen nach der Zusammenarbeit. Das ist für mich irgendwann nicht mehr so möglich, da ich je nach Andrang mir einfach nicht mehr merken kann, was als Nächstes kommt. Wenn in meinem Alltag es heiß hergeht, darf es nicht passieren, dass mir hier Dinge durch die Lappen gehen. Natürlich sind meine Kundinnen bisher immer verständnisvoll gewesen, aber da ich das selbst nicht möchte, erwarte ich das eben auch von mir. Daher darf ich hier die Prozesse vereinfachen und mir hier vermutlich genauso Automationen per E-Mail einstellen, wobei ich hier noch gar nicht weiß, ob das so, wie ich mir das vorstelle, überhaupt möglich ist.

Wie du deine Kundenarbeit vereinfachen kannst:

Onboarding-Pakete: Erstelle ein Paket mit allen wichtigen Infos (z. B. FAQs, Terminübersicht, Verträge) und sende es direkt nach Buchung.
Automatische Terminplanung: Nutze Tools wie, um Termine zu vereinbaren, ohne E-Mail-Pingpong.
Klarer Workflow: Erstelle einen Schritt-für-Schritt-Plan für jede Kundin, damit du immer weißt, was als Nächstes kommt.
Feedback standardisieren: Nutze Vorlagen für Feedback-Formulare, um Ergebnisse und Rückmeldungen strukturiert einzuholen.
Kundenkommunikation bündeln: Nutze klare Kanäle (z. B. E-Mail oder Slack), um die Kommunikation zu vereinfachen.

Social-Media

Es wird viel mehr geplanten Content geben. Hierfür nutze ich zum ersten Mal Notion als Contentkalender und werde sehen, wie das für mich funktioniert. Bisher hatte ich Trello, allerdings gefällt es mir, dass ich in Notion alles in einem Tab haben kann. Das bedeutet, in meinem Contentkalender sind auch gleichzeitig alle großen Contentblöcke mit entsprechenden Ideen. Es sind alle Vorlagen vorhanden, einschließlich Canvadesignvorlagen verlinkt. So dass ich hier nur diesen einen Tab nutzen kann. Ich kann gleichzeitig planen und Content recyclen. Mal schauen, wie das dieses Jahr läuft. Ich habe seit langem meinen Content vier Wochen im Voraus geplant. Das liegt daran, dass ich im März schon einen kostenlosen Workshop abhalten werde und anschließend mein Gruppenprogramm starte. Ich werde zum ersten Mal einen klassischen Launch dafür nutzen und entsprechend Social-Media dafür einsetzen, um die Warteliste zu füllen.

So kannst du deine Social-Mediaprozesse vereinfachen:

Content-Recycling: Nutze Blogartikel, Newsletter oder ältere Posts, um daraus neuen Content zu erstellen. Ein Blogartikel kann z. B. in mehrere Posts, Reels oder Storys aufgeteilt werden.
Content-Kalender führen: Plane deine Inhalte mindestens für die nächsten zwei Wochen vor. Trello oder Notion helfen hier, um Ideen und Post-Termine zu organisieren.
Batch-Content-Erstellung: Blocke dir feste Zeitfenster, um mehrere Posts, Grafiken oder Videos auf einmal vorzuproduzieren
Tools für Automatisierung: Nutze Tools wie Later oder Planoly, um Beiträge vorzuplanen und automatisiert zu posten. Wobei ich hier die Metaapp von Facebook für Instagram auch nutze.

Bloggen

Beim Bloggen wird sich nicht soviel verändern. Was ich nun wieder vermehrt nutzen werde, ist die Planungsfunktion von WordPress, so dass ich nicht mehr so oft manuell veröffentlichen muss. Denn auch hier sind wegen des Launches die Blogartikel für Januar schon klar und können entsprechend vorgeschrieben werden. Oft habe ich mir eine Woche Zeit für einen Blogartikel gegeben. Das ist generell schon in Ordnung. Für Blogartikel wo ich allerdings nicht so viel Recherchieren muss, reichen 3 Stunden völlig aus. Dabei ist dann auch der anschließende Newsletter sowie das Marketing mit einberechnet. So wird der Blog noch strategischer genutzt. Ich setze mir hier bewusst eine kürzere Frist, denn sonst schiebe ich das länger hinaus als es nötig wäre und komme in die Versuchung während des bloggen noch andere Dinge zu tun. Wie zum Beispiel noch kurz einen Newsletter zu schreiben, weil mir gerade etwas einfällt, was ich noch schreiben möchte. Oder noch ein Bild oder Video für Social-Media zu machen.

Ideen, wie du deine Prozesse vereinfachen kannst.

Content-Pillar-Themen definieren: Überlege dir 3-5 Hauptthemen, die du regelmäßig behandelst, um deinen Blog strategisch zu führen.
Keyword-Recherche in einem Rutsch: Recherchiere Keywords für mehrere Artikel gleichzeitig und lege sie in einer Übersicht ab.
Blog-Workflow standardisieren: Arbeite mit einem festen Ablauf, z. B. Recherche → Schreiben → SEO-Optimierung → Veröffentlichung.
Checklisten verwenden: Erstelle eine Blog-Checkliste, die sicherstellt, dass du nichts vergisst (SEO, interne Links, Call-to-Actions).
Outsourcing prüfen: Überlege, ob du Teile (z. B. Lektorat oder Bildbearbeitung) auslagern kannst.

Launchen

Für mein Gruppenprogramm und den vorherigen Workshop werde ich versuchen allen Social-Media-Content alle Blogartikel und alle E-Mail Sequenzen schon vorher zu erstellen und zu planen. Bisher habe ich mich oft erst eine Woche vor der nächsten Phase hingesetzt und mich um die anfallenden Aufgaben gekümmert. So ist das oft die passende Landing- oder Salespage erst am Tag vorher entstanden. Das hat auch öfter dazu geführt, dass ich technische Herausforderungen nicht mehr rechtzeitig entgegenwirken konnte. Vieles kann einfach vorher schon erledigt werde und das steht nun im Januar an. Ich möchte auch hier mehr Vertrauen in die Technik haben, um mir mehr Zeit für mich und meine Familie zurückzuholen. Ob das so klappt, wie es soll? Du wirst es im Blog oder Newsletter ganz sicher zu lesen bekommen.

Ein Standard-Launch-Plan: Entwickle einen Ablaufplan für alle deine Launches, wann E-Mails rausgehen, Posts geplant werden, Webinare stattfinden usw. (Ich nutze den von Marlis Schorcht)
Checklisten nutzen: Halte alle Schritte von der Pre-Launch-Phase bis zur Nachbereitung in einem Dokument fest.
Wiederholbare Formate: Nutze erprobte Webinar- oder Workshop-Formate, die du leicht anpassen kannst.
Kommunikation zentralisieren: Sammle alle Launch-Informationen an einem Ort (z. B. Trello oder Notion), damit du und ggf. dein Team den Überblick behalten.
Automatisierte Verkaufsprozesse: Stelle sicher, dass dein Verkaufsprozess (z. B. über Digistore oder Thrivecart) reibungslos automatisiert ist.

Weiterbildung

Bisher habe ich jede freie Minute, aber vor allem, wenn mir danach war, für meine Weiterbildungen genutzt. Das hatte zur Folge, dass ich mir oft dann eben die Themen herausgepickt habe, auf die ich Lust hatte und die welche ich zwar brauche, aber langweilig sind, warten noch immer darauf, dass ich sie anfange (oder beende). Am Anfang meiner Selbstständigkeit hatte ich mir einen Tag für Weiterbildung eingetragen. Das werde ich nun wieder tun und mir jetzt auch eine grobe Struktur erstellen, damit sich die schönen Themen und die langweiligen ausgleichen. Es bringt nicht viel, wenn ich inhaltlich viel wissen aneigne, aber mich mit den technischen Voraussetzung, bei was auch immer, nicht auseinandersetze. Ich bin jemand, der gern lernt und das bedeutet ich habe unfassbar viele Kurse, die noch drauf warten durchgearbeitet zu werden. Was hier oft fehlt, ist das entsprechende umsetzen und integrieren des gelernten. Dafür muss es genauso Prozesse geben. Wie genau ich das umsetzen werde, kann ich jetzt noch nicht sagen.

Das kannst du versuchen um deine Lernprozesse zu vereinfachen:

Kurse priorisieren: Wähle Weiterbildungsmöglichkeiten, die einen direkten Nutzen für dein Business haben, statt alles auf einmal zu machen.
Lernzeit blocken: Plane feste Zeiten für Weiterbildung in deinem Kalender ein, damit sie nicht untergeht.
Micro-Learning nutzen: Arbeite Modul für Modul ab oder setze dir nur kurze Zeiteinheiten wie zum Beispiel 15 Minuten Einheiten.
Gelerntes direkt umsetzen: Beende jede Weiterbildung mit einer klaren Action-Item-Liste, um das Gelernte sofort anzuwenden.

Prozesse vereinfachen bedeutet für mich nicht, alles zu kontrollieren oder perfekt zu machen. Es geht darum, Raum für das zu schaffen, was wirklich wichtig ist – ob in der Arbeit oder im Leben. Mit jedem Schritt, den ich meine Abläufe klarer, einfacher und effizienter gestalte, gewinne ich mehr Freiheit für Kreativität und persönliche Weiterentwicklung. Wenn du das Gefühl hast, dass deine Prozesse dich manchmal ausbremsen, dann probiere einen oder mehrere der Tipps aus meinem Artikel aus. Du wirst überrascht sein, wie viel leichter und flüssiger dein Arbeitsalltag werden kann. Hol dir die Aktionspläne um deine Prozesse zu vereinfachen.