Ich sitze vor meiner To-Do-Liste und starre sie an: Newsletter schreiben. Buchhaltung. Kundenanfrage beantworten. Blogartikel überarbeiten. Präsentation vorbereiten. Wäsche aufhängen. Einkaufen. Und ich habe ehrlich gesagt keine Ahnung, welche dieser Aufgaben jetzt wichtig ist. Alle Produktivitätsratgeber sagen: „Setze Prioritäten!“ Aber niemand erklärt, WIE das gehen soll, wenn sich alles gleichzeitig dringend und wichtig anfühlt. Oder wenn nichts davon sich wichtig anfühlt. Oder wenn du gar nicht weißt, nach welchen Kriterien du überhaupt entscheiden sollst.

Als Organisationsmentorin erlebe ich das selbst und höre es von meinen Kundinnen immer wieder: Diese Hilflosigkeit vor der Liste. Dieses „Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll.“ Deshalb habe ich mir über die Jahre ein paar Fragen zurechtgelegt, die mir helfen, aus diesem Gefühlschaos rauszukommen und tatsächlich eine Entscheidung zu treffen.

Warum „Prioritäten setzen“ für kreative Chaotinnen so schwer ist

Bevor wir zu den Fragen kommen, lass uns kurz anschauen, warum das Thema Prioritäten für uns überhaupt so ein Drama ist.

• Alles hängt zusammen. Unser Gehirn denkt in Netzwerken, nicht in Listen. Wir sehen, wie die Buchhaltung mit dem Kundenauftrag zusammenhängt, der wiederum mit dem Newsletter zu tun hat, der eigentlich auf dem Blogartikel aufbaut. Wie soll man da priorisieren, wenn alles miteinander verwoben ist?
• Objektive und gefühlte Priorität sind nicht dasselbe. Objektiv gesehen ist die Steuererklärung wichtig. Gefühlt ist sie das Letzte, was ich jetzt machen will. Und dieser Konflikt zwischen „sollte“ und „will“ lähmt uns.
• Energie-Level schlägt Wichtigkeit. Manchmal ist die wichtigste Aufgabe einfach gerade nicht machbar, weil uns die Energie fehlt. Aber das fühlt sich an wie Versagen, also quälen wir uns – und kommen trotzdem nicht voran.
• Wir übernehmen Prioritäten von anderen. „Kannst du mal schnell…?“ und zack, ist die Aufgabe auf unserer Liste. Auch wenn sie für uns eigentlich überhaupt nicht wichtig ist.

Die Fragen, die mir helfen, Prioritäten zu setzen

Wenn ich nicht weiterkomme, gehe ich meine Liste durch und stelle mir zu jeder Aufgabe diese Fragen:

1. Was hängt davon ab, dass ich diese Aufgabe mache?

Diese Frage bringt Klarheit. Nicht „Ist die Aufgabe wichtig?“, sondern: Was passiert, wenn ich sie mache – oder eben nicht?

• Hängt Geld davon ab? Wenn die Rechnung rausgeht, kommt Geld rein. Wenn die Kundenanfrage beantwortet wird, kann ein Auftrag entstehen. Wenn die Buchhaltung nicht gemacht wird, drohen Mahngebühren.
• Hängt mein Wohlbefinden davon ab? Wenn die Wohnung chaotisch ist und mich das stresst, kann Aufräumen die wichtigste Aufgabe sein – auch wenn sie objektiv nicht „produktiv“ ist. Wenn ich seit Tagen nicht beim Sport war und spüre, dass mir die Bewegung fehlt, ist das Joggen wichtiger als der Newsletter.
• Hängen andere Menschen davon ab? Wartet jemand auf meine Antwort? Braucht ein Teammitglied meine Entscheidung, um weiterzuarbeiten? Oder ist die Aufgabe eigentlich nur für mich relevant?
• Hängt eine Deadline davon ab? Nicht jede Deadline ist gleich wichtig. Aber manche sind echt. Die Steuererklärung hat eine harte Frist. Der Blogpost kann auch nächste Woche online gehen. Habe ich die Ressourcen, um diese Aufgabe jetzt zu machen?

2. Habe ich die Ressourcen, um diese Aufgabe jetzt zu machen?

Nur weil eine Aufgabe wichtig ist, heißt das nicht, dass ich sie jetzt erledigen kann.

• Habe ich genug Zeit? Wenn ich nur 20 Minuten habe, macht es keinen Sinn, mit der Präsentation anzufangen, die 3 Stunden braucht. Dann lieber drei E-Mails beantworten.
• Habe ich genug Energie? Kreative Aufgaben brauchen eine andere Energie als administrative. Wenn mein Kopf matschig ist, kann ich keine Blogartikel schreiben – aber Rechnungen abheften geht vielleicht noch.
• Habe ich alle Informationen? Manchmal kann ich eine Aufgabe nicht erledigen, weil mir noch was fehlt. Die Kundenanfrage kann ich erst beantworten, wenn ich die Details vom Kollegen habe. Dann bringt es nichts, sie jetzt auf Platz 1 zu setzen.
• Bin ich im richtigen Zustand? Manche Aufgaben brauchen Ruhe, manche brauchen Flow, manche gehen auch nebenbei. Wenn die Kinder gleich nach Hause kommen, macht es keinen Sinn, jetzt mit der konzentrationslastigen Aufgabe anzufangen.

3. Muss ICH diese Aufgabe überhaupt machen?

Das ist meine Lieblingsfrage. Weil sie so oft die Antwort „Nein“ hat.

• Kann die Aufgabe jemand anders machen? Vielleicht nicht perfekt. Vielleicht nicht so, wie ich es machen würde. Aber: Muss es perfekt sein? Oder reicht „erledigt“?
• Muss die Aufgabe überhaupt gemacht werden? Manchmal stehen Dinge auf der Liste, die niemand braucht. Die wir uns selbst auferlegt haben. Die mal Sinn gemacht haben, aber jetzt nicht mehr. Die dürfen weg.
• Hat mir jemand anders diese Aufgabe aufgedrückt? „Kannst du mal…?“ – „Wäre schön, wenn…“ – „Ich bräuchte…“ Wie viele Aufgaben auf meiner Liste sind eigentlich die Prioritäten von anderen? Und muss ich die wirklich übernehmen?

4. Stirbt jemand, wenn ich die Aufgabe nicht mache?

Das ist meine ultimative Reality-Check-Frage. Und sie klingt drastisch, aber sie bringt Perspektive. In 99% der Fälle lautet die Antwort: Nein. Niemand stirbt, wenn der Newsletter einen Tag später rausgeht, wenn die Wohnung chaotisch ist oder wenn ich die E-Mail erst morgen beantworte. Das heißt nicht, dass diese Aufgaben unwichtig sind. Aber es nimmt den Druck raus. Es erinnert mich daran, dass ich eine Wahl habe.

Und manchmal (ganz selten) lautet die Antwort tatsächlich „Ja“ oder zumindest „Könnte sein“. Wenn das Kind Fieber hat und Medizin braucht, der Kunde eine zeitkritische Entscheidung braucht, die einen Auftrag rettet, oder die Deadline wirklich hart ist. Dann weiß ich: Das ist jetzt die Priorität. Nicht, weil ich es „sollte“, sondern weil es objektiv dran ist.

Ein konkretes Beispiel: So wende ich die Fragen an

Lass mich dir zeigen, wie das in echt aussieht. Hier ist meine Liste von heute Morgen:

1. Newsletter schreiben
2. Buchhaltung für Januar fertig machen
3. Kundenanfrage zu Resilienz-Workshop beantworten
4. Blogartikel über Prioritäten überarbeiten
5. Präsentation für VHS-Kurs vorbereiten
6. Wäsche aufhängen

Ich gehe jede Aufgabe durch:

Newsletter schreiben

• Was hängt davon ab? Meine Community wartet darauf, aber er geht normalerweise donnerstags raus – heute ist Dienstag. Zeit habe ich noch.
• Ressourcen? Brauche 1-2 Stunden konzentrierte Kreativzeit. Habe ich gerade nicht, Kopf ist noch neblig.
• Muss ich das? Ja, will ich nicht delegieren.
• Stirbt jemand? Nein. → Wichtig, aber nicht jetzt.

Buchhaltung Januar

• Was hängt davon ab? Steuerberaterin braucht die Zahlen bis Ende Woche. Noch 3 Tage Zeit.
• Ressourcen? Brauche 2 Stunden, wenig Kreativität, alle Belege sind da.
• Muss ich das? Ja, gehört zu meinen Aufgaben.
• Stirbt jemand? Nein, aber Deadline ist echt. → Wichtig, könnte heute, muss aber nicht.

Kundenanfrage beantworten

• Was hängt davon ab? Potenzieller Auftrag. Geld. Die Kundin wartet seit gestern.
• Ressourcen? 15 Minuten, wenig Energie nötig, alle Infos habe ich.
• Muss ich das? Ja.
• Stirbt jemand? Nein, aber wenn ich zu lange warte, sucht sie sich vielleicht jemand anders. → Wichtig UND dringend. Mache ich als erstes.

Blogartikel überarbeiten

• Was hängt davon ab? Mein eigener Anspruch. Kein Geld, keine Deadline.
• Ressourcen? 1 Stunde, kreative Energie.
• Muss ich das? Will ich, aber muss nicht heute sein.
• Stirbt jemand? Nein. → Kann warten.

VHS-Präsentation

• Was hängt davon ab? Kurs ist in 2 Wochen, Präsentation steht schon zu 80%.
• Ressourcen? 1 Stunde, mittlere Konzentration.
• Muss ich das? Ja, aber nicht heute.
• Stirbt jemand? Nein. → Wichtig, aber Zeit habe ich noch.

Wäsche aufhängen

• Was hängt davon ab? Mein Wohlbefinden. Wenn die Wäsche in der Maschine vergammelt, nervt mich das.
• Ressourcen? 10 Minuten, keine Energie nötig.
• Muss ich das? Könnte theoretisch auch mein Mann machen, aber der ist arbeiten.
• Stirbt jemand? Nein. → Klein, schnell, macht mich zufrieden. Mache ich gleich nach der Kundenanfrage.

Mein Plan:

1. Kundenanfrage beantworten (15 Min)
2. Wäsche aufhängen (10 Min)
3. Buchhaltung (2 Std)
4. Wenn noch Energie da ist: Newsletter anfangen

So sieht meine Prioritätenliste nach den Fragen aus. Nicht perfekt, aber machbar.

Was, wenn mehrere Aufgaben gleich wichtig sind?

Das passiert. Oft sogar. Ich habe drei Aufgaben, bei denen Geld dranhängt, bei denen die Deadlines ähnlich sind und bei denen ich die Ressourcen habe. Und jetzt?

Dann entscheide ich nach Bauchgefühl. Ernsthaft. Wenn die objektiven Kriterien gleich sind, darf ich einfach das nehmen, worauf ich am meisten Lust habe. Oder das, was am schnellsten geht. Oder das, was mich am wenigsten nervt. Es gibt keinen Preis für die perfekteste Priorisierung. Es gibt nur: erledigt oder nicht erledigt.

Und manchmal helfen mir auch diese Zusatzfragen:

• Was gibt mir am meisten Energie zurück? Manche Aufgaben fühlen sich danach gut an, andere saugen mich aus.
• Was räumt mental am meisten Platz frei? Manche Aufgaben geistern mir seit Tagen im Kopf rum. Die loszuwerden schafft Ruhe.
• Was ist am einfachsten? Manchmal brauche ich einfach ein Erfolgserlebnis. Dann mache ich das Leichteste zuerst, um Schwung zu bekommen.

Der Umgang mit Schuldgefühlen: „Aber ich SOLLTE doch…“

Hier wird’s unangenehm. Denn egal, wie gut ich priorisiere – die Stimme im Kopf sagt trotzdem: „Aber du SOLLTEST doch eigentlich …“ Du solltest den Newsletter schreiben, die Buchhaltung machen und solltest produktiv sein. Und wenn du dich dann für die Wäsche entscheidest, fühlst du dich schuldig.

Das Schuldgefühl kommt, weil wir zwei verschiedene Prioritäten-Systeme haben:

1. Das äußere System: Was „man“ als Selbstständige/Mutter/Erwachsene tun sollte
2. Das innere System: Was ich gerade wirklich brauche

Und die beiden widersprechen sich oft.

Mein Umgang damit:

Ich erkenne das Schuldgefühl an. „Ja, da ist die Stimme, die sagt, ich sollte jetzt produktiv sein.“ Aber ich diskutiere nicht mit ihr. Ich treffe trotzdem meine Entscheidung. Denn: Wenn ich mich zur „wichtigen“ Aufgabe zwinge, obwohl ich nicht die Ressourcen dafür habe, wird es schlecht. Ich brauche dreimal so lang, das Ergebnis ist mies, und danach bin ich komplett fertig.

Wenn ich stattdessen auf mein inneres System höre – und die Wäsche aufhänge, eine Runde jogge, oder einfach gar nichts mache – dann habe ich danach vielleicht die Energie für die „wichtige“ Aufgabe. Schuldgefühle sind ein Signal, keine Wahrheit.

Sie sagen mir, dass ich von meiner Konditionierung abweiche. Aber Konditionierung ist nicht immer richtig.

Wichtig für mein Business vs. wichtig für mich als Mensch

Das ist der Knackpunkt für alle Selbstständigen: Wann ist Pause wichtiger als Produktivität? Die ehrliche Antwort: Öfter, als wir denken. Wir behandeln „Business-Aufgaben“ automatisch als wichtiger als „Menschen-Aufgaben“. Der Newsletter ist wichtiger als der Spaziergang. Die Kundenanfrage ist wichtiger als das Mittagessen in Ruhe. Die Präsentation ist wichtiger als der Schlaf.

Aber hier kommt das Wichtigste: Ich BIN mein Business.

Wenn ich ausgebrannt bin, krank werde oder keine Energie mehr habe, gibt es kein Business.

Deshalb gehört zu den Aufgaben, bei denen ich frage „Was hängt davon ab?“ auch:

• Was hängt davon ab, dass ich heute Pause mache?
• Was hängt davon ab, dass ich gut schlafe?
• Was hängt davon ab, dass ich esse, mich bewege, Zeit mit meinen Kindern verbringe?

Antwort: Meine Gesundheit. Meine Beziehungen. Meine langfristige Leistungsfähigkeit. Das sind keine „nice to have“-Aufgaben. Das sind Grundlagen.

Wenn die Wahl ist zwischen „Newsletter schreiben“ und “ich bin seit 6 Stunden durchgehend am Arbeiten und brauche eine Pause“ – dann ist die Pause die Priorität.

Nicht, weil der Newsletter unwichtig ist. Sondern weil ich ohne Pause den Newsletter eh nicht gut schreiben kann.

Was, wenn die Antwort auf alle Fragen „Nein“ ist?

Manchmal gehe ich meine Fragen durch und merke: Bei dieser Aufgabe ist überall „Nein“.

• Hängt nichts davon ab.
• Ich habe nicht die Ressourcen.
• Ich muss es nicht selbst machen (oder gar nicht machen).
• Niemand stirbt.

Und trotzdem steht die Aufgabe seit Wochen auf meiner Liste.

Das sind die Zombie-Aufgaben. Die Aufgaben, die nicht totzukriegen sind, obwohl sie eigentlich schon lange gestorben sein sollten.

Meistens sind das Aufgaben, die aus einem „Sollte“ entstanden sind, nicht aus einem echten Bedürfnis.

• „Ich sollte mal wieder meinen Instagram-Feed aufräumen.“
• „Ich sollte diesen Online-Kurs machen, den ich vor einem Jahr gekauft habe.“
• „Ich sollte meine Website komplett überarbeiten.“

Was ich mit Zombie-Aufgaben mache:

Ich frage mich: Will ich das wirklich? Oder will ich nur, dass ich das will?

Wenn die Antwort „Ich will nur, dass ich das will“ ist – dann darf die Aufgabe weg.

Wenn die Antwort „Ich will das wirklich, aber…“ ist, dann schaue ich, was das „aber“ ist:

• Fehlen mir Ressourcen? → Dann verschieben, bis die Ressourcen da sind.
• Ist die Aufgabe zu groß? → Dann in kleinere Schritte runterbrechen.
• Habe ich Angst davor? → Dann ehrlich sein und überlegen, wie ich die Angst kleiner machen kann.

Aber die meisten Zombie-Aufgaben? Die dürfen einfach gehen.

Es gibt nicht DIE eine richtige Priorität

Und hier kommt das Wichtigste: Es gibt keine objektiv richtige Reihenfolge. Die Fragen helfen mir, eine Entscheidung zu treffen, die zu meiner Situation passt. Aber morgen kann die Situation anders sein. Und dann sind die Prioritäten anders. Sie sind keine Gesetze, sind Orientierungshilfen, und sie dürfen sich ändern.

Fazit: Prioritäten setzen ist eine Fähigkeit, kein Talent

Ich bin nicht gut im Prioritäten setzen, weil ich das von Natur aus kann. Ich bin gut darin, weil ich es immer wieder übe. Weil ich mir diese Fragen stelle. Ich erlaube mir, die Antworten ehrlich zu geben, auch wenn sie nicht dem entsprechen, was ich „sollte“.

Und manchmal sitze ich trotzdem vor meiner Liste und habe keine Ahnung, wo ich anfangen soll. Dann wähle ich einfach irgendwas. Oder ich mache gar nichts und gehe erstmal eine Runde spazieren. Auch das ist eine Priorität, die, auf mich zu hören.

Wie gehst du mit Prioritäten um? Hol dir meine Aktionspläne damit du die Aufgaben auch beendest. 😉